Firmare un documento digitale con la penna, come se fosse di carta: il documento nasce e rimane digitale

1. Cos’è?
2. A chi serve?
3. Perché CAF, Patronati e Commercialisti dovrebbero usarla?
4. Quali sono i benefici per CAF, Patronati e Commercialisti?
5. Qual è il contesto normativo di riferimento?
6. Un Blog sulla Firma Grafometrica: tutto quello che c’è da sapere
   
   

1. Cos'é?
Il processo di Firma Grafometrica si basa sull'utilizzo di un dispositivo hardware (tipo tablet) sul quale un utente appone la propria firma autografa, come se stesse firmando un normale documento cartaceo. La pratica, sulla quale l’utente appone la propria firma, viene riprodotta graficamente sul video del tablet: con una speciale penna l’utente firma nel campo specifico presente sul modello utilizzando l’immagine visualizzata.
Il comportamento dell’utilizzatore è lo stesso che avrebbe per un documento cartaceo: la Firma Grafometrica è basata sulle caratteristiche comportamentali (ritmo, pressione, velocità, movimento, accelerazione e movimento) del titolare che appone la firma con uno stilo elettronico su una tavoletta grafica ad alta sensibilità (tablet, dispositivi mobili). 
La Firma Grafometrica sviluppata da ITWorking ha una specifica Certificazione ISO 27001 in quanto soluzione di Firma Elettronica Avanzata per Pubblica Amministrazione, Enti, Imprese, Professionisti e privati, che utilizza una codifica conforme al Codice dell'Amministrazione Digitale e successivi adeguamenti. Si allega il certificato rilasciato a ITWorking - società leader Certificata ISO 9001 - dall'Organismo di Certificazione Quality Italia Srl che attesta la conformità della soluzione di Firma Elettronica Avanzata ai requisiti della normativa ISO 27001:2006.

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2. A chi serve?
I documenti informatici su cui sia stata apposta una Firma Grafometrica hanno la stessa efficacia probatoria di quella prevista dall’art. 2702 c.c. per la scrittura privata e possono essere utilizzati, con evidenti vantaggi, in molti scenari per la loro sicurezza.
Oltre ad essere particolarmente sicura, la Firma Grafometrica è anche la più facile da utilizzarsi in vari contesti, in particolare quando l’utente che deve firmare non abituato ad usare altri strumenti (es. codici, carte magnetiche, token OTP).
A questo si aggiunga che sempre più spesso gli utenti dimostrano una certa disaffezione se non un vero e proprio rifiuto a doversi accollare l’onere di avere sempre con sé strumenti di cui sanno che ne farebbero comunque un uso saltuario, per questo una Firma Grafometrica facile da usare, come quando si firma un foglio di carta, riscuote successo.

Sono sempre di più gli ambiti di utilizzo di questa tipologia di firma, di seguito alcuni:
- Le Banche sono state fra i primi utilizzatori di questa tipologia di firma: grazie alla Firma Grafometrica può essere eliminata la stampa delle contabili di cassa, dei contratti di apertura nuovo c/c, mutui, fidejussioni, gestione investimenti, ecc...
- Le Aziende di Telecomunicazione già utilizzano questo processo per far firmare i loro contratti di telefonia: il processo prevede prima l’identificazione del cliente che poi potrà concludere l’acquisto del servizio ricevendo il contratto, ad esempio, direttamente sul proprio smartphone.
- Le Aziende per tutta la documentazione amministrativa e contabile, per i contratti, le pratiche di assunzione, proposte di vendita, report, rimborsi spese, DDT, ecc...
- La Pubblica Amministrazione ha, in questo modo, uno strumento facile da utilizzare che non richiede al cittadino di dotarsi di altri strumenti di firma.
- Le Assicurazioni e le Finanziarie, note per l’enorme produzione di carta che deve essere firmata, trovano certamente nella Firma Grafometrica una soluzione che non solo permette notevoli risparmi ma che incontra il favore della propria clientela.
- La Sanità in cui sono molti i moduli che devono essere sottoscritti dagli utenti, dalla Privacy al ritiro di un referto, alle cartelle cliniche, consenso informato, certificati, ecc...
- Altre realtà, anche piuttosto eterogenee tra loro (es. Aziende, Alberghi, Autonoleggi, Reti di agenzie, ecc…) potranno usare questa tipologia di firma così facilmente utilizzabile e di semplice integrazione con i processi già in uso.
- I CAF e i Patronati: per le copie delle dichiarazioni dei redditi firmata dai contribuenti, per i RED e gli ISEE, per le pratiche di pensione, per le informative privacy, ecc...
- I Commercialisti: per la copia delle dichiarazioni dei redditi firmata dai contribuenti, gli F24 e tutti quei documenti che richiedono la firma del cliente.
- Gli Installatori/Manutentori per documenti di trasporto, ricevute di avvenuta consegna, verbali di collaudo…

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3. Perché CAF, Patronati e Commercialisti dovrebbero usarla?
La soluzione di Firma Grafometrica sviluppata da ITWorking - in collaborazione con Intesa Spa - è la prima soluzione realizzata in modo specifico per Caf, Associazioni di categoria, Patronati e Commercialisti. Il processo di Firma Elettronica Avanzata basata su tecniche grafometriche si adatta, infatti, in maniera molto flessibile alle esigenze delle diverse tipologie di utenti. In particolare la Firma Grafometrica è la soluzione ideale per tutte quelle realtà che prevedono la raccolta massiva o l'apposizione di firme autografe, come CAF, Patronati e Commercialisti.
Non è più necessario stampare i documenti prima di farli firmare in maniera autografa all’interessato, ma è possibile farli firmare direttamente in modalità elettronica utilizzando un tablet per la Firma Grafometrica.

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4. Quali sono i benefici per CAF, Patronati e Commercialisti?
L’adozione della Firma Grafometrica porta una serie di benefici tangibili per CAF, Patronati e Commercialisti, in termini di snellimento dei processi oltre che di risparmio dei costi:

- La Firma Grafometrica consente di mantenere digitale ciò che viene creato digitalmente, quindi di smaterializzare tutti i documenti sui quali è apposta;
- La copia ad uso interno con la firma del contribuente (manleva civilistica) non viene più stampata;
- La copia ad uso del contribuente può non essere stampata e archiviata dal CAF con al suo interno la firma biometrica cifrata del contribuente;
- Può essere allegata, insieme al 730, anche la documentazione probatoria della dichiarazione;
- Il documento così ottenuto è pronto e già predisposto per la possibile Conservazione Sostitutiva.
Si aprono così nuove opportunità per CAF, Patronati e Commercialisti che potranno offrire un nuovo servizio di conservazione ai propri utenti.

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5. Qual è il contesto normativo di riferimento?
Secondo la dottrina, la firma grafometrica è da ritenersi riconosciuta dal Codice Civile quale firma autografa - benché riversata non su un foglio di carta - associata indissolubilmente ad un documento informatico avente requisiti tali da garantirne l’identità in virtù del fatto che nel nostro ordinamento sono già presenti gli elementi giuridici a supporto della validità e dell'autonomia della firma autografa digitale o grafometrica. Peraltro, proprio le recenti modifiche ed integrazioni apportate dal Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n. 235 al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) 7 marzo 2005, n. 82, menzionano espressamente la nuova tipologia di firma: la Firma Elettronica Avanzata (FEA), che include la Firma Grafometrica. La FEA, come definita all’interno del Codice, è un insieme di dati in forma elettronica che consente in maniera certa l’identificazione del firmatario e permette di evitare l’acquisizione della firma sulla carta, non materializzando mai di fatto il documento firmato. I parametri rilevanti ai fini della normativa, per identificare un soggetto firmatario che la nostra applicazione acquisisce e registra nel documento, sono i seguenti: ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento. La nuova definizione di Firma Elettronica Avanzata è importante in quanto stabilisce per essa una nuova efficacia pari a quella prevista dall’Art. 2702 del Codice Civile (art. 20, comma 3). La Firma Elettronica Avanzata, come precisato dalle Regole tecniche oggi a Bruxelles (la cui pubblicazione in GU è prevista per Giugno 2012), non è da intendersi come sola tecnologia ma è un processo di firma.

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6. Il nuovo Blog sulla Firma Grafometrica: tutto quello che c’è da sapere
Tutto sulla Firma Grafometrica, notizie, anteprime, approfondimenti, normativa, processi, utilizzi pratici e best practice: segui il blog www.firmaelettronicaavanzata.it
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